Offre d'emploi - Adjointe administrative à la direction

L'Institut français de l'Université de Regina a été créé pour répondre aux besoins éducatifs universitaires des francophones de la Saskatchewan. Cette institution contribue considérablement aux domaines de l'enseignement et de la recherche ainsi qu'à la prestation de services en français, dans un environnement francophone. L'Institut appuie également l'épanouissement de la langue et de la culture de la communauté fransaskoise.

Responsabilités
Sous la supervision du directeur, Administration et finances, le titulaire du poste apportera un soutien administratif au personnel de l'Institut français et contribuera ainsi à la création d'un environnement qui met en valeur l'éducation postsecondaire en français à l'Université de Regina.

Description de tâches

Assurer l'appui administratif auprès du directeur de l'Institut français et du directeur, Administration et finances Assurer la réception et prendre les rendez-vous Agir en tant qu'agent de liaison pour la direction Organiser les voyages et les déplacements de la direction (réservation de billets d'avions, hôtels) Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbau Tenir le système de classement à jour Afficher les nouveaux postes sur le site web de Ressources humaines et faire un suivi des applications Préparer les lettres d'embauche Aider à l'organisation des événements, activités et programmes Gérer les agendas pour les réunions, conférences et autres activités de l'Institut Préparer les bons d'achat et les demandes de remboursement, et en assurer le suivi Administrer le paiement des factures de l'Institut et facturer diverses entreprises et clients pour les services offerts par l'Institut français Effectuer la réconciliation des comptes et tenir à jour les budgets S'occuper des demandes de traveaux techniques auprès des diverses départements de l'Université: Work Control, IT Support et Supply Management Services Coordonner et superviser les tâches d'autres adjoints administratifs Aider autres employés dans leurs tâches administratifs Effectuer d'autres tâches tel qu'attribuées

Qualifications et profil recherché

Diplôme de 12e année et formation en secrétariat ou en administration Plusieurs années d'expérience y compris en supervision Excellente maîtrise du français parlé et écrit, et bonne maîtrise de l'anglais Courtoisie et aptitude démontrées à fournir un excellent service aux différents partenaires de l'Institut Aptitude au travail d'équipe, efficacité et jugement Aptitude à établir et maintenir des relations de travail tant à l'interne qu'à l'externe Aptitude à prendre des décisions en fonction des politiques et procédures de l'Université Capacité à traiter de dossiers confidentiels Flexible et capable de s'adapter aux nouveaux défis et à un environnement en constante évolution Minutieux (se), consciencieux (se) et attentif (ve) aux détails, pour assurer un travail de qualité Bon esprit d'initiative Maîtrise des logiciels de Microsoft Office

Date limite pour postuler: 3 décembre 2014

Les intéressés doivent soumettre une lettre de présentation ainsi qu'un curriculum vitae à jour démontrant clairement qu'ils possèdent les qualifications requises pour le poste.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Veuillez toutefois noter que seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

L'Université de Regina s'engage à constituer une main-d'oeuvre représentative. L'Université encourage les membres de groupes visés par l'équité en matière d'emploi à s'identifier comme tel dans leur demande.

Pour en savoir plus visitez notre site web www.institutfrancais.uregina.ca ou postulez en ligne : urcareers.uregina.ca/applicants/jsp/shared/position/JobDetails_css.jsp?postingId=180273

(Source: Institut Français - Université de Regina)